Rechter tikt minister op vingers om AVG-inzage

HAARLEM, 20 maart 2026 – De rechtbank in Haarlem heeft de minister van Buitenlandse Zaken opgedragen opnieuw te beslissen op een bezwaar van een journalist die inzage vroeg in zijn persoonsgegevens. Volgens de rechtbank was het overzicht van documenten dat de minister aanleverde onvoldoende duidelijk en is ook de weigering om delen van stukken niet te verstrekken onvoldoende concreet gemotiveerd. Daarom is het beroep van de journalist gegrond verklaard en is het besluit van 5 juli 2024 vernietigd.

De zaak draait om een verzoek op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De journalist wilde weten welke persoonsgegevens het ministerie, inclusief ambassades en consulaten, sinds 2012 over hem had verwerkt. Hij vroeg niet alleen om een overzicht, maar ook om inzage in documenten, informatie over met wie gegevens waren gedeeld, waar die gegevens vandaan kwamen en met welk doel ze waren verwerkt.

Volgens de rechtbank is in deze zaak vooral één punt doorslaggevend: iemand die gebruikmaakt van zijn recht op inzage moet ook daadwerkelijk kunnen controleren welke gegevens zijn verwerkt, welke documenten daarbij horen en waarom bepaalde onderdelen niet zijn verstrekt. Juist daar ging het volgens de rechtbank mis.

Journalist wilde opheldering over internationale signaleringen

De eiser in de zaak is journalist en fotograaf en richt zich in zijn werk op Syrië, Turkije en andere landen in het Midden-Oosten. Volgens de uitspraak ervaart hij sinds ongeveer 2017 ernstige problemen bij internationaal reizen. In 2023 ontdekte Follow the Money dat zijn naam voorkwam in een Terrorist Screening Database van de FBI. De journalist vermoedde daarom dat Nederlandse autoriteiten op enig moment persoonsgegevens over hem hadden gedeeld met onder meer de Verenigde Staten.

Om daar duidelijkheid over te krijgen, diende hij bij verschillende instanties verzoeken in. Bij de minister van Buitenlandse Zaken vroeg hij onder meer om een overzicht van alle verwerkingen van zijn persoonsgegevens, om afschriften van relevante documenten en om uitleg over eventuele doorgifte aan andere landen of internationale organisaties.

De minister besloot op 6 november 2023 op dat verzoek. Daarbij werd een overzicht gevoegd van documenten waarin persoonsgegevens van de journalist waren verwerkt. In bezwaar kwam er op 5 juli 2024 een vernieuwd overzicht. Daarop stonden 53 documenten, waarvan een deel volgens de minister was verstrekt, deels verstrekt of niet verstrekt.

De journalist vond die afhandeling echter onvolledig en onduidelijk en stapte naar de rechtbank.

Overzicht van documenten was volgens rechtbank te vaag

De rechtbank stelt in de uitspraak vast dat het voor de journalist onvoldoende duidelijk was welke documenten precies aan hem waren verstrekt en hoe die documenten correspondeerden met de inventarislijst van het ministerie.

Dat probleem speelde volgens de rechtbank bij meerdere onderdelen van het dossier. Zo waren er digitale bestanden aangeduid als dossier 2017 en dossier 2019. Daarin stonden documenten die volgens de inventarislijst genummerd waren, maar die nummering kwam niet goed overeen met de stukken zelf. Ook bleken tijdstippen en titels van documenten niet altijd te matchen met wat op de lijst stond.

Volgens de rechtbank mag een bestuursorgaan gebruikmaken van een inventarislijst, maar dan moet wel duidelijk zijn welk document bij welk nummer hoort. Die lijst maakt namelijk onderdeel uit van de motivering van het besluit. Als die koppeling onduidelijk is, wordt iemand belemmerd in zijn mogelijkheid om zelfstandig na te gaan wat hij wel en niet heeft ontvangen.

De rechters zijn daar scherp over. Zij stellen dat het niet redelijk is om van een verzoeker te verlangen dat die zelf aan de hand van onderwerpen en tijdstippen moet puzzelen welke documenten precies bedoeld zijn. Die duidelijkheid moet van het bestuursorgaan zelf komen.

Problemen in dossier 2017 en dossier 2019

Voor het dossier uit 2017 oordeelt de rechtbank dat de nummering van de overgelegde stukken niet overeenkwam met de nummering op de inventarislijst. Bovendien leken de documenten niet in chronologische volgorde te zijn verstrekt. Daardoor was volgens de rechtbank de koppeling tussen overzicht en stukken “niet of lastig” te maken.

Ook bij enkele specifieke documentnummers ontstond onduidelijkheid. Zo bleken sommige tabellen leeg, terwijl wel een tijdstip en titel waren genoemd. Pas op de zitting gaf de minister daarvoor een toelichting. Sommige documenten bleken slechts een interne melding of een administratieve afsluiting van een dossier te betreffen. Maar volgens de rechtbank had die uitleg al eerder, in het besluit zelf, duidelijk moeten zijn opgenomen.

Voor het dossier uit 2019 gold iets vergelijkbaars. Daar voerde de journalist onder meer aan dat van veel e-mailcorrespondentie alleen fragmenten waren weergegeven in tabellen, waardoor hij niet kon controleren of alle op hem betrekking hebbende persoonsgegevens waren opgenomen. Ook informatie in de e-mailkoppen, zoals afzenders en ontvangers, achtte hij van belang om te kunnen zien met hoeveel personen of instanties informatie was gedeeld.

De rechtbank volgde hem daarin deels. Niet omdat altijd volledige documenten moesten worden verstrekt, maar wel omdat onvoldoende duidelijk was gemaakt wat precies wel en niet was gegeven. Tijdens de zitting erkende de gemachtigde van de minister dat in het overzicht niet duidelijk stond dat sommige documenten slechts gedeeltelijk waren verstrekt en dat niet alleen namen, maar ook andere elementen waren weggelakt.

Ook latere documenten onvoldoende inzichtelijk

De onduidelijkheid beperkte zich niet tot de oudere dossiers. Op de herziene lijst stonden ook documenten met nummers 42 tot en met 53, vooral uit 2020 en één uit 2021. Volgens de rechtbank was ook daar niet goed te achterhalen welke documenten bij die nummers hoorden en wat daar nu precies van was verstrekt.

De uitspraak noemt een concreet voorbeeld. Op de inventarislijst stond dat document 44 verstrekt moest worden, terwijl tijdens de zitting door de gemachtigde van de minister werd verklaard dat het om een mailwisseling ging die deels was verstrekt. Ook bleek bij vergelijking van lijst en stukken dat data en omschrijvingen niet overeenkwamen. Zo zou een document op de lijst betrekking hebben op een e-mail van 8 september 2020, terwijl het aangetroffen document ging over een e-mail van 17 augustus 2020.

Volgens de rechtbank schaadt zo’n onduidelijke administratie de belangen van de verzoeker. De journalist kan dan immers niet controleren welke documenten hij wel heeft gekregen, welke niet en om welke reden bepaalde delen ontbreken. Dat belemmert hem rechtstreeks in de uitoefening van zijn rechten onder de AVG.

Minister mag inzage beperken, maar moet dat beter uitleggen

De rechtbank volgt de journalist niet op alle punten. Zo erkent zij dat de minister in beginsel wel beperkingen mag stellen aan inzage op grond van de AVG en de Uitvoeringswet AVG. In deze zaak beriep de minister zich onder meer op bescherming van rechten en vrijheden van anderen en op het belang van vertrouwelijk diplomatiek verkeer.

Het ministerie stelde dat sommige passages betrekking hadden op diplomatieke contacten met Turkse autoriteiten over de arrestatie van de journalist en de gevolgen daarvan. Die informatie zou vertrouwelijk zijn gedeeld. Als zulke stukken openbaar of volledig inzichtelijk zouden worden gemaakt, zou dat volgens de minister de vertrouwelijkheid en effectiviteit van diplomatiek verkeer kunnen schaden. Ook zou dat invloed kunnen hebben op toekomstige consulaire dienstverlening, omdat andere landen dan mogelijk minder bereid zijn informatie te delen.

De rechtbank begrijpt die algemene redenering. In de uitspraak staat expliciet dat ook de verwerkingsverantwoordelijke zelf, in dit geval de minister van Buitenlandse Zaken, onder omstandigheden bescherming kan ontlenen aan artikel 23 van de AVG in samenhang met de Uitvoeringswet AVG. De bescherming van diplomatiek verkeer kan dus in beginsel een gerechtvaardigd belang zijn.

Maar daar houdt het volgens de rechtbank niet op. Een algemene verwijzing naar diplomatieke vertrouwelijkheid is niet genoeg. De minister had per geweigerd of deels geweigerd document concreet moeten uitleggen waarom juist in dat specifieke geval inzage negatieve gevolgen zou kunnen hebben voor toekomstige consulaire dienstverlening of andere beschermde belangen.

Die specifieke motivering ontbrak volgens de rechtbank. Daarom schiet de weigering juridisch tekort.

Vorm van inzage wel toegestaan

Op een ander belangrijk punt kreeg de minister juist wel gelijk. De journalist had aangevoerd dat feitelijk geen echte inzage was gegeven in de zin van de AVG, omdat de beschrijvingen in de tabellen te summier waren. Volgens hem kon hij daardoor niet beoordelen welke persoonsgegevens precies waren verwerkt en of die correct waren.

De rechtbank gaat daar niet in mee. Zij wijst erop dat artikel 15 van de AVG weliswaar bepaalt dat iemand een kopie moet krijgen van de persoonsgegevens die worden verwerkt, maar dat niet automatisch betekent dat volledige kopieën van alle documenten moeten worden verstrekt. Een bestuursorgaan mag ook een andere vorm kiezen, zolang die vorm maar voldoende is om de betrokkene op de hoogte te stellen van de verwerking en hem in staat te stellen de juistheid daarvan te controleren.

In deze zaak bestond die vorm uit tabellen met onder meer datum, documentsoort, verwerkingsdoel, categorie persoonsgegevens, herkomst, verzender, ontvanger en opmerkingen. Daarnaast waren sommige documenten wel verstrekt. Volgens de rechtbank voldeed die werkwijze op zichzelf aan de eisen van artikel 15, derde lid, van de AVG.

De kern van het probleem zat dus niet in de gekozen vorm van verstrekking, maar in de onduidelijke uitvoering en de gebrekkige motivering.

Besluit vernietigd, minister moet opnieuw beslissen

Omdat het besluit niet goed was gemotiveerd, heeft de rechtbank het vernietigd. De minister moet nu binnen zes weken na verzending van de uitspraak een nieuw besluit nemen op het bezwaar, met inachtneming van wat de rechtbank heeft overwogen.

Daarbij moet volgens de rechtbank in elk geval een nieuwe, inzichtelijke inventarislijst worden opgesteld, waarin de nummering duidelijk correspondeert met de verstrekte documenten. Als dat nodig is, moet er ook een nieuwe kopie van de documenten komen, waarbij ieder document duidelijk herkenbaar en overeenkomstig de lijst is genummerd.

Daarnaast zal de minister per geheel of gedeeltelijk geweigerd document beter moeten motiveren waarom inzage in dat geval noodzakelijk en evenredig moet worden beperkt.

Omdat het beroep gegrond is verklaard, moet de minister ook het griffierecht van 187 euro aan de journalist vergoeden. Daarnaast is het ministerie veroordeeld tot betaling van 1.868 euro aan proceskosten.

Breder belang voor AVG-verzoeken bij de overheid

De uitspraak is niet alleen relevant voor deze individuele journalist, maar ook voor andere burgers die bij de overheid gebruikmaken van hun inzagerecht op grond van de AVG. De rechtbank maakt duidelijk dat een bestuursorgaan niet kan volstaan met een rommelig documentoverzicht of met algemene formuleringen over vertrouwelijkheid.

Wie persoonsgegevens verwerkt, moet ook kunnen uitleggen welke documenten daarover bestaan, hoe die zijn beoordeeld en waarom bepaalde onderdelen eventueel zijn afgeschermd. Dat geldt temeer wanneer het gaat om gevoelige dossiers waarin internationale gegevensuitwisseling, veiligheidsvragen of diplomatieke contacten een rol spelen.

Tegelijk laat de uitspraak zien dat de AVG niet automatisch recht geeft op volledige afschriften van alle documenten. Overheidsinstanties houden ruimte om persoonsgegevens op andere manieren inzichtelijk te maken. Maar die ruimte kent duidelijke grenzen: de betrokkene moet daadwerkelijk kunnen controleren wat er over hem is vastgelegd en hoe daarmee is omgegaan.

Met deze uitspraak heeft de rechtbank die grens opnieuw scherp gemarkeerd. Het ministerie van Buitenlandse Zaken zal daarom zijn huiswerk moeten overdoen.